公文写作中，在版头、公文标题、正文、落款以及印章中往往会涉及到机关或者单位名称的表述问题，为了使得语言的简洁性，对这些被表述的对象又常常会使用到简称。然而在实际的公文写作中，简称的运用出现了诸多的问题，我们应当遵循《条例》和《格式》的规定，并按照公文中运用简称的基本要求规范书写，不可凭空想象，随意缩减。

简称应规范，公文写作在实际运用中的简称，构成形式主要有：

1.标数概括。其简称的主要特点是将数词加上名词或者加上名词化的词、词组两部分构成，例如“三个代表”、“五条禁令”;

2.取前舍后。例如“非典型肺炎”就简称为“非典”;

3.舍前取后。例如“高致病性禽流感”就简称为“禽流感”;

4.合并语素。这种简称是合并词中的相同语素，例如“病害、虫害”就简称为“病虫害”;

5.取全称首尾。这种简称就是保留全称的第一个字和末尾的字，去除中间的内容，例如“军人家属”就简称为“军属”、“中华人民共和国”就简称为“中国”;

6.舍全称首尾。其表现形式是只使用中间部分的内容，而将全称的第一个字和末尾的字去掉。例如“人民警察”就简称为“民警”;

7.选取全称中有代表性的语素或词。例如“全国人民代表大会“就简称为”全国人大“。